So findest du das richtige HR-Management-System – Schritt für Schritt

Die Wahl des richtigen HRMS (Human Resource Management System) für dein Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen auf deine Organisation. Mit dem richtigen HRMS optimierst du Prozesse, steigerst das Employee Engagement und stellst die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicher. Bei der Vielzahl an HRMS-Lösungen auf dem Markt fällt die Entscheidung für die passende Software jedoch oft schwer. Die Herausforderungen bei Auswahl und Implementierung halten manche Unternehmen sogar ganz davon ab, den Schritt überhaupt zu gehen. Angesichts der Vorteile, die die Software bringt, ist es schade, diese Chance wegen des anfänglichen Aufwands ungenutzt zu lassen. 

Wir haben schon einige Kunden bei der Auswahl eines HRMS begleitet – je öfter wir das tun, desto einfacher und schneller läuft der Prozess. Deshalb haben wir unsere besten Learnings und Tipps in diesem Artikel gesammelt und zeigen dir Schritt für Schritt wie du die richtige Entscheidung für dein Unternehmen triffst. 

Für alle, die sich gerade erst mit der Landschaft der HR-Software vertraut machen, starten wir mit …

👉... einer kurzen Einführung in das HRMS und seine Vorteile. 

Kurz gesagt: Ein HRMS ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre HR-Prozesse zu steuern. Zu den Kernfunktionen gehören in der Regel:

• Anwesenheits-/Abwesenheitsverfolgung
• Speicherung von Mitarbeitendendaten (inkl. Mitarbeitenden-Selbstbedienung)
• Verwaltung von Gehaltsabrechnungsdaten
• Benutzerdefinierte Reports und Datenanalyse

Viele Tools umfassen auch: 

• Onboarding / Offboarding-Automatisierung
• Recruiting / Applicant Tracking System 
• Performance Management & Goal-Tracking
  ... und viele andere Funktionen

Die konkrete Liste kann je nach Anbieter variieren, aber die Grundidee eines HRMS bleibt immer dieselbe: Deine HR-Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren .

Deshalb sollte der Einsatz eines HRMS Folgendes bewirken: 

✔️ Erhöhte Effizienz: Ein HRMS reduziert den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben und steigert die Effizienz deiner HR-Abteilung – so kannst du dich auf die Initiativen konzentrieren, die wirklich zählen.

✔️ Genaue Daten: Ein HRMS speichert alle Mitarbeitendendaten zentral an einem Ort – das macht den Zugriff und die Aktualisierung einfacher und sorgt dafür, dass die Daten stets korrekt und aktuell sind.

✔️ Kosteneinsparungen: Ein HRMS senkt Kosten, indem es manuelle Prozesse automatisiert und papierbasierte Systeme überflüssig macht.

✔️ Besserer Datenzugriff für Mitarbeitende: Ein HRMS stärkt das Employee Engagement, indem es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre eigenen Daten selbst zu verwalten und relevante Informationen zu Urlaub, Organigrammen und mehr schnell zu finden.

✔️ Bessere Compliance: Ein HRMS unterstützt dich dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, etwa bei der Urlaubsverwaltung, bei Krankmeldungen oder der DSGVO-konformen Speicherung sensibler Mitarbeitendendaten.

✔️ Bessere Entscheidungsfindung: Ein HRMS gibt HR-Verantwortlichen und Führungskräften Zugriff auf Echtzeitdaten und Analysen, die ihnen helfen, fundiertere strategische Entscheidungen zu treffen.

Obwohl die Liste der Vorteile lang und aus unserer Sicht überzeugend ist, könntest du dich fragen...

🤔....sollte jedes Unternehmen ein HRMS haben?

Wie unverzichtbar ein HRMS ist, hängt von der Größe und Komplexität deines Unternehmens ab. Mittlere und große Unternehmen sollten nicht zögern, ein System zur Steuerung ihrer HR-Prozesse einzuführen. Für kleinere Unternehmen ist es kein Muss, sie können ihre HR-Prozesse auch manuell verwalten, aber ein HRMS kann trotzdem hilfreich sein, ohne gleich eine große Investition zu bedeuten. HRMS-Software ist keine Einheitslösung: Der Markt bietet unterschiedliche Lösungen, die sich an die Bedürfnisse und das Budget deines Unternehmens anpassen, egal ob Konzern oder kleines Team. Wir selbst sind ein Team von drei Personen und haben uns trotzdem für ein HRMS mit ein paar Basisfunktionen entschieden (Humaans).

Es ist wichtig, NICHT festzustellen, was die beste Lösung auf dem Markt ist, sondern...

💡....was ist die beste Lösung für DEIN Unternehmen? 

Auf der Grundlage unserer Erfahrung können dir die folgenden Schritte helfen, diese Frage zu beantworten: 

1. Bedarf und Budget festlegen: Bevor du dich für ein HRMS entscheidest, solltest du klären, welche Prozesse und Aufgaben für dich am wichtigsten zu automatisieren sind. Liegt der Fokus auf Payroll und Benefits-Management? Oder ist Performance Management genauso relevant? Vielleicht nutzt du bereits ein ATS und brauchst deshalb kein Recruiting-Modul als Teil des HRMS. Wichtig ist, dass du vor dem Start der Suche genau weißt, wonach du suchst. Unsere Liste der Kernfunktionen oben ⤴️ bietet dir dafür eine erste Orientierung. Dabei lohnt es sich zu wissen: Viele HRMS-Anbieter bieten ihre Kernfunktionen als separate Module an, sodass du nicht alle davon buchen musst.
   

      💵 Bedenke auch dein Budget - die Kosten für die Software können je nach deinen Bedürfnissen und der Anzahl der Mitarbeitenden variieren.

2. Entscheide dich für die "Must-have"- und "Nice-to-have"-Funktionen: Schritt 1, die Bedarfsermittlung, geht Hand in Hand mit der Erstellung einer detaillierteren Kriterienliste, auf die du dich während deiner Recherche konzentrierst. Wir empfehlen, dafür eine Tabellenübersicht (z. B. in Excel oder Google Sheets) mit allen „Must-have“- und „Nice-to-have“-Funktionen vorzubereiten, zum Beispiel: 

• payroll accounting or payroll integration 
• Anwesenheitserfassung
• Zeiterfassung
• digitale Personalakten
• Bestandsverfolgung für Mitarbeitende 
• Reisekostenmanagement
• Übersicht über Geburtstage, Jahrestage usw.
• Self-Service für Mitarbeitende 
• E-Signatur 
• Vorlagen und anpassbare Arbeitsabläufe 
• Analytik und Reporting

       Denk außerdem an weitere wichtige Aspekte:  

• Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
• Integrationen mit anderen von dir verwendeten Tools (z. B. Gehaltsabrechnung, Kalender-Tools, Kommunikations-Tools...)
• Benutzerfreundlichkeit

       → Sobald deine Liste steht, kannst du in die Recherchephase starten.

3. Erstelle eine Longlist und wähle deine Favoriten aus: An dieser Stelle brauchst du noch keine Detailrecherche zu machen. Konzentriere dich stattdessen auf die „Must-have“-Funktionen und schließe alle Lösungen aus, die diese nicht bieten. Um deine Auswahl weiter einzugrenzen, kannst du außerdem Kundenbewertungen auf G2.com, Capterra oder OMR Reviews ansehen.
   
   
4. Demo-Calls und Testphasen buchen: Nachdem du Softwarelösungen ausgewählt hast, die deine wichtigsten Kriterien erfüllen, kannst du tiefer einsteigen. Demo-Calls und kostenlose Testphasen helfen dir zu prüfen, ob das Tool deinen Erwartungen in Sachen Usability und allen Details entspricht. Das ist auch der richtige Zeitpunkt, um die Datenschutzrichtlinien der Anbieter genau zu prüfen und sicherzustellen, dass sie den für deinen Standort geltenden Vorschriften entsprechen.
   
5. Triff eine Entscheidung: Nimm dir Zeit und kläre alle offenen Fragen, bevor du dich für das richtige Tool entscheidest. Viele Anbieter sind im Vertriebsprozess flexibel – oft lassen sich zusätzliche Testphasen vereinbaren oder weitere Teammitglieder in die Testphase einbinden.
   

Nachdem wir diesen Prozess für eine Reihe von Unternehmen durchgeführt haben, haben wir einige HRMS ausgewählt, die du dir näher ansehen solltest: 

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Viel Erfolg bei deiner Suche! 

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