6 Schritte, um die richtige Recruiting Software (ATS) zu finden

Da der Wettbewerb um Talente erheblich zunimmt, ist Recruiting schwieriger denn je geworden. Unternehmen müssen sich darauf konzentrieren, ein attraktiver Arbeitgeber zu bleiben (oder zu werden) und diese Botschaft an ihre Bewerbernden weiterzugeben. Aber ein entscheidender Bereich, in dem der Wettstreit um Talente gewonnen werden kann, ist der Recruiting-Prozess selbst.

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Recruiting Software oder Applicant Tracking Systems (ATS) sind nützliche Hilfsmittel, die dir bei der Bewältigung einer Vielzahl von Recruiting-Aufgaben helfen und den Prozess sowohl für die Personalverantwortlichen als auch für die Bewerbenden effizienter gestalten können. 

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Geschwindigkeit, Individualisierung und Transparenz können dein Unternehmen in eine Pole-Position gegenüber dem Wettbewerb bringen. Als wichtiger Nebeneffekt gewinnen deine RecruiterInnen wertvolle Zeit zurück, die sie sonst für administrative Aufgaben aufwenden würden – etwa das Koordinieren von Interviewterminen oder das Hin- und Herschicken von Kandidatenportfolios innerhalb der Organisation. 

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Allerdings erfüllt nicht jedes ATS die Anforderungen jedes Unternehmens. Der Markt für HR-Technologie wächst weltweit rasant. Zwar gibt es dadurch mehr Auswahl, doch Unternehmen müssen sich nun durch eine wachsende Zahl an Einzellösungen und Suiten mit komplexen Funktionen und unterschiedlichen Integrationsmöglichkeiten arbeiten. 

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Dieser Leitfaden hilft dir dabei, das richtige ATS für deine Anforderungen auszuwählen. Er basiert auf unserer Erfahrung bei der Auswahl und Implementierung von Recruiting-Software für Kunden unterschiedlicher Größe und Wachstumsambitionen. 

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‍HRMS im Vergleich zu einem eigenständigen ATS 

Möglicherweise nutzt du bereits eine Human Resources Management Software (HRMS) wie Personio, SAP SuccessFactors, BambooHR oder Workday. Viele dieser Tools bieten ein integriertes Recruiting-Modul – oft gegen Aufpreis. Bevor du also ein eigenständiges ATS in Betracht ziehst, prüfe, ob dein aktuelles HRMS bereits ATS-Funktionen bietet und ob diese deinen Anforderungen entsprechen könnten.

💡 In den meisten Fällen empfehlen wir, bei der Basisversion deines HRMS zu bleiben und zusätzlich ein integrierbares ATS zu buchen. Warum?

Ein gutes ATS ist in seinen Funktionen deutlich weiterentwickelt als die meisten Recruiting-Module innerhalb eines HRMS, da dies dessen Kernfokus ist. In der Regel kann ein HRMS in all seinen Teilfunktionen nicht mit spezialisierteren Wettbewerbern mithalten. 

Egal, ob du beim Recruiting-Modul deines HRMS bleibst oder dich für ein eigenständiges ATS entscheidest – die folgenden Schritte helfen dir dabei, Zeit und Geld in die richtige Lösung zu investieren: 

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Wie du dein Applicant Tracking System (ATS) auswählst

1. Ermittle den Bedarf deines Recruiting-Teams 

Der erste entscheidende Schritt bei der Auswahl einer Software besteht darin, genau zu ermitteln, was ihr benötigt.

Für ein ATS geht solltet ihr Folgendes prüfen: 

• Wie viele freie Stellen habt ihr im Durchschnitt pro Monat? 
• Welche Funktionen sind für euren Einstellungsprozess wichtig?

Um diese Fragen zu beantworten, sprich mit allen relevanten Stakeholdern, die am Recruiting-Prozess deines Unternehmens beteiligt sind. Diskutiere mit ihnen, welche Probleme euren aktuellen Recruiting-Prozess beeinträchtigen und welche Verbesserungen ihr euch wünscht. Basierend auf diesen Erkenntnissen kannst du eine Liste der wesentlichen Funktionen für dein ATS erstellen. 

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, ob es strikte Budgetvorgaben gibt, die du früh in deiner Suche berücksichtigen solltest. 

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2. Erstelle eine Übersicht über die Kerndaten und ATS-Funktionen, die du dir ansehen möchtest

Erstelle eine Liste der unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen, über die euer ATS verfügen sollte.

Dazu können gehören: 

• CV-Parsing,
• eine Karriereseite,
• eine Schnittstelle zu Stellenbörsen/Multiposting-Kanälen,
• Integrationen mit Sourcing-Tools (z. B. LinkedIn Recruiter), 
• ein System zur Unterstützung von Mitarbeiterempfehlungen,
• E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Automatisierungsfunktionen, 
• Terminvereinbarung für Interviews, 
• Interviewfragebögen und Scorecards, 
• KI-gestütztes Matching, 
• ein CRM / Talentpool, 
• eine mobile App,
• ein integrierter Anforderungsprozess (Requisition-Prozess)
• ausgefeilte Analytics,
• Videoanwendungen,...

Darüber hinaus solltest du auf wichtige Fakten achten: 

• Preisgestaltung
• Implementierungsaufwand und Kosten
• Datenschutz (wie unten beschrieben)
• Integrationen mit anderen von verwendeten Tools (z. B. Kalender-Tools, HRMS,...)
• Benutzerfreundlichkeit

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3. Erstelle eine Longlist möglicher ATS und verkleinere diese kontinuierlich 

Beginne deine Recherche, indem du eine Tabelle erstellst, in deren oberster Zeile all deine Vergleichskriterien stehen, und erstelle eine Longlist potenzieller ATS zur Überprüfung.

Dabei kannst du dich auf Empfehlungen von KollegInnen oder eine Websuche stützen. Wir haben festgestellt, dass Tool-Vergleichsseiten wie G2.com, Capterra oder OMR Reviews dabei sehr hilfreich sind. 

Sobald du deine Liste erstellt hast, wirf einen genaueren Blick auf die Tools, um zu sehen, welche relevant sein könnten. Ein guter Ausgangspunkt ist die Durchsicht der jeweiligen Websites und zugehöriger Bewertungen. Für die Tools, die dir am vielversprechendsten erscheinen, vereinbare Demo-Calls oder buche einen Testaccount. 

ℹ️ Wir screenen fortlaufend den HR-Softwaremarkt für unsere Kunden. Für unsere üblichen Kunden (Organisationen mit bis zu etwa 200 Mitarbeitenden) sind Recruitee und Teamtailor (Affiliate-Links) oft unsere bevorzugten ATS-Optionen. Die richtige Lösung für dich hängt von deinen individuellen Umständen und Anforderungen ab.

Hier ist ein Überblick über einige der beliebtesten Tools:

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4. Tauche tief in deine Favoriten-Tools ein und kontaktiere die Anbieter 

Sobald du eine Shortlist von bis zu fünf ATS identifiziert hast, die deine Kernkriterien erfüllen und in dein Budget passen, zögere nicht, die Anbieter mit Fragen zu erweiterten Funktionen zu kontaktieren und ihre Testversionen gründlicher zu prüfen. 

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5. Lege eure Datenschutzstandards fest und prüfe, ob ATS-Anbieter die GDPR einhalten  

Um festzustellen, ob dein ATS-Anbieter tatsächlich die DSGVO-Datenschutzstandards einhält, solltest du die Datenschutzrichtlinien jedes Anbieters sorgfältig lesen und sicherstellen, dass deren Server innerhalb der EU oder in Ländern mit vergleichbaren Datenschutzstandards betrieben werden. In vielen Fällen musst du dies in einem ersten Gespräch direkt erfragen. 

💡 Bitte beachte, dass es nicht ausreicht, zu prüfen, ob sich ein Softwareanbieter selbst als „DSGVO-konform" bezeichnet. In manchen Fällen trifft das nämlich trotzdem nicht zu. Das gilt besonders für viele Marktführer mit Sitz in den USA – aufgrund des Schrems-II-Urteils des EuGH und nachfolgender nationaler Entscheidungen innerhalb der EU.

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6. Teste deine beiden Favoriten gemeinsam mit deinem Team 

Sobald du eine Top-2-Auswahl deiner potenziellen ATS getroffen hast, solltest du einen Deep-Dive-Test mit den kostenlosen Testversionen in Betracht ziehen. Beziehe dein Recruiting-Team mit ein und versucht, euren Recruiting-Prozess mit der neuen Software umzusetzen. 

Teste die wichtigsten Funktionen sorgfältig und prüfe, ob das Tool zu deinem Workflow passt und sich mit deiner bestehenden Softwareinfrastruktur (E-Mail, Kalender, Kommunikation etc.) verknüpfen lässt. Denke über Nutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit nach und hol dir abschließende Angebote von den Anbietern ein, damit du deine Entscheidung treffen kannst. 

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7. Herzlichen Glückwunsch, du bist bereit, ein ATS zu buchen und mit der Implementierung zu beginnen! 🚀

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Hinweis: Dieser Artikel enthält Affiliate-Links, da wir mit einigen der Softwareanbieter, mit denen wir zusammenarbeiten, Partnerschaftsverträge haben. Du kannst dir sicher sein, dass Ehrlichkeit und Integrität für uns zentrale Werte sind. Daher wird der Inhalt unseres Blogs nicht von solchen Partnerschaften beeinflusst, und wir würden mit keinem Unternehmen zusammenarbeiten, dessen Produkte uns nicht vollständig überzeugt hätten. ‍‍