Layoffs richtig angehen: Klar, fair und menschlich

Layoffs gehören zu den schwierigsten Entscheidungen, die du als Führungskraft treffen musst. Kaum eine Situation stellt dein Urteilsvermögen, deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Werte so sehr auf die Probe wie die, einem Teammitglied zu sagen, dass es keinen Platz mehr in deinem Unternehmen hat.

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Die Gründe für Layoffs sind zwar geschäftlicher Natur, aber die Auswirkungen sind immer persönlich – für diejenigen, die gehen, und für diejenigen, die bleiben. Wie du diesen Moment gestaltest, wird Vertrauen, Kultur und deine Employer Brand auf Jahre hinaus prägen. Dieser Artikel gibt dir ein praktisches Framework an die Hand, um Layoffs so klar, fair und menschlich wie möglich anzugehen.

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Warum gibt es Layoffs?

Layoffs sind in allen Branchen eine Realität – von frühen Startups bis hin zu etablierten Unternehmen. Du kannst mit ihnen konfrontiert werden, weil sich dein Geschäftsmodell verändert, die Finanzierung ausläuft oder neue Technologien wie KI die Art, wie Arbeit erledigt wird, grundlegend verändern. Wirtschaftliche Unsicherheit, Fusionen oder eine strategische Neuausrichtung können allesamt Restrukturierungen auslösen und zu schwierigen Entscheidungen rund um die Teamgröße führen.

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Wichtig dabei: Redundanz bedeutet nicht automatisch schlechte Leistung. Viele der Betroffenen waren möglicherweise starke Mitarbeitende in einem anderen Kontext – doch der Kontext hat sich verändert. Genau hier beginnt die eigentliche Herausforderung: Die Entscheidung mag geschäftlich begründet sein, aber die Erfahrung dahinter ist immer menschlich.

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Warum es darauf ankommt, wie du dich von Menschen trennst

Vertrauen, Kultur und Employer Brand werden in Krisenmomenten aufgebaut – oder zerstört.

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Was steht auf dem Spiel?

• Das Engagement und die Bindung der Mitarbeitenden, die nach Layoffs bleiben, sinken häufig drastisch – besonders wenn die Kommunikation unklar oder unachtsam ist.
• Dein Ruf als Arbeitgeber verbreitet sich am schnellsten in Zeiten von Restrukturierung – sowohl durch die Mitarbeitenden, die gehen, als auch durch diejenigen, die beobachten, wie du mit ihnen umgehst.
• Künftiges Recruiting wird schwieriger, wenn deine Employer Brand durch die Art, wie du dich von Mitarbeitenden getrennt hast, beschädigt wurde
• Kultur und Werte werden auf eine Weise auf die Probe gestellt, die nichts sonst schafft: Lebst du wirklich, was du predigst?

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Wenn ein/e CEO offen kommuniziert, warum Layoffs stattfinden, die menschlichen Kosten anerkennt und sich dazu bekennt, die Betroffenen zu unterstützen, sendet das ein klares Signal: So sind wir als Unternehmen – auch in schwierigen Zeiten.

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Schlecht gehandhabte Layoffs hinterlassen dagegen bleibende Schäden. Mitarbeitende, die bleiben, fühlen sich verunsichert und nicht wertgeschätzt. Diejenigen, die gegangen sind, werden zu Kritikerinnen und Kritikern. Zukünftige Bewerbende zögern, Teil des Unternehmens zu werden.

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Schritt für Schritt: So machst du es richtig

Schritt 1: Vorbereitung vor der Kommunikation

Das ist der wichtigste Schritt: Wie sich alles Weitere entwickelt, hängt maßgeblich von deiner Vorbereitung ab.

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• Definiere Umfang und Begründung, bevor etwas durchsickert: Wer ist betroffen? Warum? Was ist die geschäftliche Grundlage? Stelle sicher, dass deine Zahlen und Argumentation wasserdicht sind, bevor du weitere Personen einbeziehst.

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• Beziehe die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt ein: Bevor irgendeine Kommunikation stattfindet, musst du intern abstimmen – und das bedeutet mehr als nur festzulegen, wer wann informiert wird. Betrachte es als das Legen eines Fundaments:
  
  • Senior Leadership & HR an erster Stelle: Stimmt euch über die geschäftliche Begründung, den Umfang, den Zeitplan und das Vorgehen ab. Hier werden die zentralen Entscheidungen getroffen.
  • Legal / Employment Counsel kommt früh ins Spiel: um den Plan zu prüfen, rechtliche Anforderungen zu identifizieren und sicherzustellen, dass der Prozess wasserdicht ist, bevor irgendetwas in Gang gesetzt wird.
  • Direkte Vorgesetzte werden persönlich gebrieft, sobald der Plan finalisiert ist (dazu mehr weiter unten).
  • Die betroffenen Mitarbeitenden werden in Einzelgesprächen informiert.
  • The rest of the team is informed immediately after – same day.
    

• Stelle sicher, dass du alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst: Je nach Rechtsraum gibt es möglicherweise Pflichtschritte, bevor eine Kündigung ausgesprochen werden kann – etwa Betriebsratsanhörung, Schwellenwerte für Meldepflichten, Kündigungsfristen oder spezifische Dokumentationspflichten. Gerade in Deutschland können Verfahrensfehler dazu führen, dass Kündigungen unwirksam sind. Verschaffe dir frühzeitig rechtliche Klarheit.
  👉 Siehe den deutschlandspezifischen Abschnitt weiter unten für einen Überblick.

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• Plane deine Kommunikationsreihenfolge und deine Botschaften sorgfältig:  Jede Zielgruppe – betroffene Mitarbeitende, Führungskräfte, das gesamte Team und möglicherweise die Öffentlichkeit – braucht eine maßgeschneiderte Botschaft. Überlege: Was müssen sie wissen? Welche Fragen werden sie haben? Welcher Ton ist angemessen? Bereite Templates und Gesprächsleitfäden im Voraus vor und stelle sicher, dass alle, die im Namen des Unternehmens kommunizieren, abgestimmt sind.

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• Briefe Führungskräfte persönlich, bevor sie es offiziell erfahren: Führungskräfte müssen die Entscheidung, die Begründung und den Zeitplan verstehen, bevor sie für ihre Teams da sein können. Gib ihnen Raum, ihre eigenen Emotionen zu verarbeiten, und bereite sie anschließend auf die bevorstehenden Gespräche vor.

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• ‍Bereite die Einzelgespräche vor
  
  • Lege fest, wer welches Gespräch führt (Best Practice: direkte Führungskraft + HR – auch wenn das nicht immer umsetzbar ist).
  • Bereite ein Skript mit klaren Gesprächspunkten vor, aber lass Raum für Menschlichkeit
  • Bereite dich auf emotionale Reaktionen vor und überlege dir, wie du einfühlsam damit umgehst.
  • Goldene Regeln: Kommuniziere Layoffs nie am Ende eines langen Tages. Vermeide außerdem Slack, E-Mail oder Videocalls – wenn das in deinem Kontext möglich ist.
    
    

• Koordiniere und bereite die gesamte Logistik vor den Gesprächen vor:
  
  • Systemzugänge, Offboarding und Übergabeprozesse
  • Exit Packages, Abfindungskonditionen und Dokumentation
  • Formelle Übergabe der Kündigungsschreiben: Plane im Voraus, wer das Schreiben übergibt, wann, wo, in wessen Anwesenheit – und wie du den Empfang dokumentierst. In Deutschland ist die persönliche Übergabe entscheidend; eine Zustellung per Einschreiben allein reicht nicht aus (siehe Extra-Abschnitt weiter unten).

Schritt 2: Das Gespräch mit Ehrlichkeit und Einfühlungsvermögen führen

Das individuelle Gespräch ist der Moment, in dem die Entscheidung für die Person, die dir gegenübersitzt, real wird. Wie du es führst, wird ihr in Erinnerung bleiben.

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• Sei direkt und menschlich: Erläutere die Entscheidung klar, verknüpfe sie mit dem geschäftlichen Kontext – aber erkläre nicht zu viel.
  
• Was du (nicht) sagen solltest:
  
  • ✅ „Das ist eine geschäftliche Entscheidung. Deine Stelle wird gestrichen, weil [konkreter Grund, der mit der Unternehmensstrategie verknüpft ist]."
  • ✅ „Das ist keine Reflexion deiner Leistung oder deines Wertes als Mensch."
  • ✅ „Das bieten wir dir zur Unterstützung an [Abfindung, Outplacement, Zeitplan].“
  • ❌ „Das ist für mich schwerer als für dich.“ (Ist es nicht. Sag das nicht.)
  • ❌ Vage Beruhigungen oder ausweichende Formulierungen, die falsche Hoffnung wecken
  • ❌ Verantwortung abschieben („Der Vorstand hat entschieden..." oder „Ich hatte keine Wahl...")
    

• Halte es kurz: Plane nach Möglichkeit 30 Minuten in deinem Kalender ein – aber sei nicht überrascht, wenn das Gespräch schon nach wenigen Minuten endet. Mitarbeitende brauchen oft Zeit, um das Gehörte zu verarbeiten, bevor sie bereit sind, Fragen zu stellen oder zu reagieren.
  
  
• Halte ein klares Dokument mit den nächsten Schritten bereit: Abfindungskonditionen, Zeitplan, Unterstützungsangebote usw.
  
  
• Anschließend: Gehe beim Thema Systemzugang mit Würde vor – ob du den Zugang sofort sperren solltest, hängt von deinem spezifischen Kontext und rechtlichen Aspekten ab.

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Schritt 3: Die gesamte Organisation informieren

Nachdem die Einzelgespräche abgeschlossen sind – idealerweise innerhalb weniger Stunden – informiere das restliche Team. Tu dies noch am selben Tag, nicht erst am nächsten Morgen.

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• Wer?: Der/ die CEO oder Führungskraft, idealerweise in einem Live-Format (Mitarbeitendenversammlung, Teambesprechung), nicht nur per E-Mail.
  
  
• Was sollte kommuniziert werden?:
  
  • Was ist passiert und warum (ehrlich, prägnant, ohne Beschönigung)
  • Wie viele Personen betroffen sind
  • Welche Unterstützung denjenigen angeboten wird, die das Unternehmen verlassen
  • Was es für diejenigen bedeutet, die bleiben (sei ehrlich, wenn Unsicherheit besteht)
  • Wie es weiter geht (Zeitplan für die Umstrukturierung, etwaige Änderungen bei den Berichtswegen usw.)
    
    
• Schicken anschließend eine schriftliche Zusammenfassung: Versenden Sie eine E-Mail oder veröffentlichen Sie einen internen Beitrag zur Information, wenn möglich mit einer Liste häufig gestellter Fragen. Ihre Mitarbeiter müssen diese Informationen möglicherweise noch einmal nachlesen.

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Ein Beispiel: Als Annika in der Beek, Chief People Officer bei Statista, einen Layoff, der 80 Mitarbeitende betraf, auf LinkedIn kommunizierte, versteckte sie sich nicht hinter Unternehmenssprache. Sie erkannte die schwierige Realität an, erklärte die geschäftliche Begründung und machte deutlich, wie das Unternehmen die Betroffenen angemessen unterstützt.

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Schritt 4: Ausscheidende Mitarbeitende ganzheitlich unterstützen

Sinnvolle Unterstützung beim Übergang ist sowohl eine moralische Verantwortung als auch eine Investition in deine Employer Brand. Hier sind einige Optionen, die du je nach Budget und Unternehmensgröße in Betracht ziehen kannst:

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• Outplacement Coaching: Karriereorientierung, Lebenslauf-Überarbeitung, Interview Coaching – dein Talent Acquisition Team kann hier möglicherweise unterstützen.
  
  
• Recruiter Outreach / Talent Network Activation: Persönliche Empfehlungen, LinkedIn-Referenzen, Zugang zu einem Alumni-Netzwerk
  
  
• Programme zur psychischen Gesundheit, Beratung oder Coaching: Zugang zu Sitzungen und ExpertInnen über spezielle Plattformen (z. B. nilo, exitwise Berlin, openup  oder spezialisierte Coaches 👉Schau dir unser kostenloses Coaches-Directory an).
  
  
• Verlängerte Kündigungsfristen oder Lohnfortzahlung, sofern dies finanziell möglich ist
  
  
• Arbeitszeugnisse: Proaktiv angeboten, nicht erst auf Anfrage

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Je großzügiger und durchdachter deine Unterstützung, desto besser die Erfahrung der ausscheidenden Mitarbeitenden – und umso stärker das Signal, das du an diejenigen sendest, die bleiben.

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Schritt 5: Für diejenigen sorgen, die bleiben

Layoffs enden nicht, wenn die letzte Person geht. In vielerlei Hinsicht fangen sie für diejenigen, die bleiben, erst an. Schuldgefühle, Verunsicherung und Ungewissheit sind häufige Reaktionen. Mitarbeitende fragen sich: Wird es weitere Entlassungen geben? Bin ich der/die Nächste? Hat das Unternehmen die richtige Entscheidung getroffen?

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• Erkenne die emotionale Belastung an: Tu nicht so, als wäre nichts passiert, oder als sollten alle einfach weitermachen.
  
  
• Führungskräfte brauchen gezielte Unterstützung: Halte ein dediziertes Briefing vor dem All-Hands ab, gib ihnen Raum, ihre eigenen Emotionen zu verarbeiten, und rüste sie dafür aus, für ihre Teams da zu sein.
  
  
• Schaffe Raum für einen offenen Dialog:
  
  • Team Check-Ins (nicht um künstlich gute Laune zu verbreiten, sondern für echte Gespräche)
  • 1:1s, in denen die Mitarbeitenden Fragen stellen und Bedenken äußern können
  • Anonyme Feedback-Kanäle, damit Mitarbeitende sich ohne Angst äußern können
    
    
• Kommuniziere Vision und Werte des Unternehmens neu: Warum sind wir noch hier? Wo wollen wir hin? Es geht nicht darum, eine bestimmte Erzählung zu konstruieren – sondern darum, dem Team wieder Orientierung und Sinn zu geben.
  
  
• Vermeide, zu schnell wieder zum „Business as usual“ zurückzukehren.
  
  
• Beobachte in den folgenden Wochen Engagement und Arbeitsmoral: Nutze Pulse Surveys, 1:1s und Team-Feedback, um zu verstehen, wie es den Teammitgliedern geht. Layoffs lösen oft tieferliegende Probleme aus: Wenn das Vertrauen erschüttert ist, musst du davon wissen.

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Step 6: Reflect and learn as a leadership team

Führe zwei bis vier Wochen nach den Layoffs ein strukturiertes Debrief durch und halte deine Learnings fest.

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Konkrete Fragen:

• War der Zeitplan für die Kommunikation richtig? Zu schnell, zu langsam oder genau richtig?
• Hatten die Führungskräfte das Gefühl, gut vorbereitet und unterstützt zu sein?
• Hatten die ausscheidenden Mitarbeitenden das Gefühl, mit Würde behandelt zu werden?
• Welches Feedback haben wir von denjenigen erhalten, die gegangen sind – und von denen, die geblieben sind?
• Was würden wir anders machen?

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Für Unternehmen in Deutschland:
Wichtige rechtliche Hinweise
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Wenn du in Deutschland tätig bist, erfolgen Entlassungen innerhalb eines klar definierten rechtlichen Rahmens. Dieser Rahmen dient dem Schutz der Arbeitnehmenden – ihn zu verstehen macht den Prozess für dich klarer.

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‼️ Ziehe für deine spezifische Situation immer eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Anwaltskanzlei hinzu. Dies ist eine grobe Orientierung, keine Rechtsberatung.

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Kündigungsschutz gemäß dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG)

• Gilt in der Regel für Unternehmen mit mehr als 10 Vollzeitstellen und für Mitarbeitende nach 6 Monaten Betriebszugehörigkeit.
  
  
• Grundprinzip: Kündigungen müssen sozial gerechtfertigt sein (betriebsbedingt, personenbedingt oder verhaltensbedingt). Ein geschäftlicher Bedarf allein reicht nicht aus – du musst einem strukturierten Prozess folgen.
  
  
• Die Sozialauswahl ist verpflichtend, wenn entschieden wird, wer bei betriebsbedingten Kündigungen entlassen wird – also wenn der Grund im Unternehmen liegt (z. B. Restrukturierung, Kostensenkung, Wegfall einer Stelle). Auswahlkriterien sind Betriebszugehörigkeit, Alter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung. Fehler bei der Sozialauswahl können Kündigungen vollständig unwirksam machen. Sie dient dem Schutz besonders schutzbedürftiger Mitarbeitender.

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Betriebsrat

Besteht ein Betriebsrat, muss dieser vor jeder einzelnen Kündigung formell angehört werden (§ 102 BetrVG).

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Bei größeren Restrukturierungen sind zwei Vereinbarungen erforderlich: 

1. Interessenausgleich: Verhandlung über Notwendigkeit und Umfang (warum die Layoffs notwendig sind und wie viele Mitarbeitende betroffen sind)
2. Sozialplan: Vereinbarung über Abfindungen und Unterstützungsleistungen für betroffene Mitarbeitende

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Keine Kündigung ist rechtswirksam ohne vorherige Anhörung des Betriebsrats. Das ist nicht optional.

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Massenentlassungsanzeige (§ 17 KSchG)

Wenn Layoffs bestimmte Schwellenwerte innerhalb von 30 Tagen überschreiten, musst du die Agentur für Arbeit benachrichtigen:

• 5 oder mehr Mitarbeitende in Unternehmen mit 21 bis 59 Beschäftigten
• 10 % der Beschäftigten in größeren Unternehmen
• 30 oder mehr Mitarbeitende in einem Unternehmen
  
  

Fristen und Dokumentation sind keine Formalitäten – sie entscheiden über die Wirksamkeit von Kündigungen.

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Kündigungsfristen (§ 622 BGB)

Die gesetzlichen Mindestkündigungsfristen liegen je nach Betriebszugehörigkeit zwischen 1 und 7 Monaten. Vertragliche Kündigungsfristen überschreiten die gesetzlichen Mindestfristen häufig und haben Vorrang.

Kündigungszustellung

Die Kündigung muss schriftlich erfolgen (§ 623 BGB) – und entscheidend: Sie muss so zugestellt werden, dass du den Empfang nachweisen kannst. Genau hier stehen HR-Teams in der Praxis oft vor der größten Komplexität.

Wichtige Regeln:

• Die persönliche Übergabe ist der Goldstandard: Übergib das Schreiben direkt an die betroffene Person – idealerweise im Beisein einer Zeugin oder eines Zeugen (z. B. eines/r HR-KollegIn).
• Ein Bote mit Empfangsbestätigung ist eine zuverlässige Alternative, wenn eine persönliche Übergabe nicht möglich ist.
• Einschreiben werden häufig verwendet, sind aber rechtlich riskant: Wenn die betroffene Person nicht zu Hause ist und den Brief nicht abholt, kann der Empfang zum entscheidenden Zeitpunkt nicht nachgewiesen werden.
• Eine Zustellung per E-Mail oder auf digitalem Wege allein reicht nach deutschem Recht nicht aus.
• Das Datum des Empfangs ist entscheidend: Es löst die dreiwöchige Frist aus, innerhalb derer die betroffene Person eine Kündigungsschutzklage (KSchG) einreichen kann.

Bereite die Logistik im Voraus vor: Wer übergibt das Schreiben, wann, wo, in wessen Anwesenheit – und wie dokumentierst du das?

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Abfindung

Es gibt keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf eine Abfindung (außer über einen Sozialplan oder eine einvernehmliche Vereinbarung). In der Praxis wird eine Abfindung häufig im Rahmen eines Aufhebungsvertrags ausgehandelt, um rechtliche Auseinandersetzungen und Gerichtsverfahren zu vermeiden. Unter bestimmten Voraussetzungen können Steuerfreibeträge gelten – dazu kann dich deine Rechtsberatung informieren.