Aufbau einer Beratungsfirma: Lessons Learned nach fünf Jahren

Es ist ein ziemliches Klischee, aber ich stimme zu, dass man oft nicht aus seinen Erfolgen lernt, sondern aus den Herausforderungen, die man zu bewältigen hatte.

Vor dem letzten Jahr war meine unternehmerische Reise eine ziemlich ruhige Angelegenheit. Im Jahr 2023 haben sich die Dinge ein wenig geändert. Nicht wirklich wegen irgendwelcher Probleme, was unsere Einnahmen angeht, sondern eher wegen stark gestiegener Kosten.

Dies war der Punkt, an dem ich einige schwierige Entscheidungen darüber treffen musste, wen ich in meinem Team behalten und welche internen Initiativen ich weiter verfolgen sollte - und welche nicht.

Während diese Zeiten eher unangenehm erschienen, als ich sie durchlebte, führten sie zu einigen entscheidenden Erkenntnissen, die mich zu einer reiferen Führungskraft und Unternehmerin gemacht haben.

Glücklicherweise konnten wir in den letzten Monaten, die die profitabelsten in unserer Unternehmensgeschichte waren, die Früchte dieser Erkenntnisse ernten.

Heute, an unserem 5. Jahrestag (die Zeit vergeht wirklich wie im Flug...), möchte ich meine Tradition fortsetzen, einige meiner wichtigsten Erkenntnisse mit dir zu teilen, wie ich es vor einigen Jahren getan habe:

Baue deine Marke auf - frühzeitig

Wenn du als FreiberuflerIn anfängst, werden dir viele Leute sagen, dass du keine Website erstellen solltest, sondern dich lieber darauf konzentrieren solltest, deine ersten Projekte zu bekommen.

Ich bin da anderer Meinung. Du solltest beides tun. Du musst keine "perfekte" Website erstellen (wenn es so etwas überhaupt gibt), aber eine einfache (was heute dank Jimdo, Wix und Co. wirklich einfach ist), um eine professionellere Marke für potenzielle Kunden aufzubauen. Als netter Nebeneffekt zwingt dich das dazu, über dein Angebot und deine Zielkunden genauer nachzudenken. Beides kann nicht schaden, um erste Umsätze zu generieren - was natürlich auch deine Priorität sein sollte.

Wir haben ziemlich viel in unsere Marke investiert, indem wir schon früh eine Website erstellt haben und auf LinkedIn und später über unseren Newsletter sehr aktiv waren (melde dich hier an, wenn du eine monatliche Dosis an Einblicken in den Aufbau besserer Organisationen erhalten möchtest). Anhand des Feedbacks, das wir dazu erhalten, und der Tatsache, dass wir nie Probleme hatten, genügend eingehende Leads zu bekommen, würde ich sagen, dass sich dies ausgezahlt hat.

Es ist völlig normal, dass man seine Marke dann im Laufe der Zeit verfeinert. Wir haben einige Jahre gebraucht, um eine klare Mission und Vision zu definieren, die nun unsere Strategie und unser Handeln bestimmt.

Schaffe Systeme, die es ermöglichen, deine Arbeit und dein Team zu skalieren

Ebenso sagten mir unsere Teammitglieder oft, dass unsere internen Prozesse und Systeme (im positiven Sinne) ausgereifter seien, als unsere kleine Größe vermuten ließe.

Das liegt vor allem daran, dass es kein Zufall ist, dass einer unserer Beratungsschwerpunkte "Produktivität" ist. Es gehört zu meinen persönlichen Stärken und damit auch zu unserer DNA als Unternehmen, die Dinge auf die richtige Art und Weise aufzubauen, Tools zu nutzen und tatsächlich zu praktizieren, was wir predigen. Unsere wichtigsten Tools sind Asana für das Projektmanagement, Slack für die Teamkommunikation und Google Workspace/ MS365 für die Erstellung und Verwaltung von Kundendokumenten, aber wir verwenden auch mehr als 20 andere Tools (kein Scherz...) auf die eine oder andere Weise.

Wir haben vom ersten Tag an OKRs verwendet, um uns klare Ziele und Prioritäten zu setzen und das Team auf dem Weg dorthin zu motivieren.

Eine ständige Herausforderung (wie wahrscheinlich für die meisten Beratungsunternehmen) besteht darin, unser Wissensmanagement zu optimieren. Das Auffinden des richtigen Dokuments (sei es aus früheren Kundenprojekten oder aus externen Studien, die wir in unserem Research & Development-System abgelegt haben) kann oft schwierig sein. Wir hoffen, dass die Fortschritte in der KI - die wir kontinuierlich testen - uns helfen werden, unsere bestehende Wissensbasis in Zukunft leichter zu nutzen.

Verstehe wirklich, was es braucht, um in deinem Unternehmen erfolgreich zu sein

Die wichtigste Frage, die ich mir seit unserer Gründung stelle, ist: "Will ich unser Team weiter ausbauen?"
Ich habe 2019 als Freelancerin angefangen und seit der Einstellung unserer ersten Werkstudentin im Jahr 2020 meist mit 1-2 Teammitgliedern gearbeitet. Das Wachstum wurde getrieben von a) der Kundennachfrage, da die Anzahl der interessanten Projekte meine persönlichen Kapazitäten überstieg und b) meiner Leidenschaft, ein "echtes" Unternehmen aufzubauen und anderen einen Job zu bieten, den sie lieben (siehe unsere kununu-Bewertungen für einige Rückmeldungen aus dem Team).

Aber ich habe immer gezögert und zögere immer noch, unser Team weiter zu vergrößern. Zum Teil, weil ich als Einzelperson Freiheit und "Zeit für mich selbst" schätze und ich das Gefühl habe, dass ein Wachstum beides beeinträchtigen könnte. Zum Teil, weil ich im letzten Jahr gesehen habe, wie viel finanziellen und psychologischen Stress es verursachen kann, wenn die Dinge nicht wie geplant laufen.

In der Beratung muss jede/r BeraterIn gewissermaßen seine eigene kleine "Minifirma" haben: Er/sie muss dafür sorgen, die eigene Marke aufzubauen, idealerweise etwas Umsatz und natürlich unsere Kunden mit der Projektarbeit glücklich zu machen. Das stellt schon recht hohe Anforderungen an eine Person. In unserem speziellen Fall führen wir unsere Arbeit auch auf eine ganz eigene Art und Weise durch - stark geprägt von meinem eigenen Arbeitsstil und meinen Werten.

Eine wichtige Erkenntnis aus den letzten Jahren ist: Ich muss unbedingt sicherstellen, dass die jeweiligen Teammitglieder die Anforderungen einer Beraterrolle wirklich erfüllen wollen und können, und zwar auf finanziell tragfähige Weise. Deshalb war ich zu Beginn der Zusammenarbeit mit unserer jüngst eingestellten Beraterin im Team sehr transparent und klar in dieser Hinsicht. Es gibt klare Zielvorgaben für das individuelle Projekteinkommen, und der Aufbau einer persönlichen Marke ist ebenso Teil des Jobs wie die Kundenarbeit.

Der Erfolg der letzten Monate hat gezeigt: Ein solches System kann für alle Beteiligten sehr gut funktionieren. Jetzt fühlen wir uns tatsächlich wieder auf dem richtigen Weg, um eine Boutique-Beratungsfirma aufzubauen.

Experimentiere, aber wisse, wann es Zeit ist, aufzuhören

Ein Grund für diese neue Klarheit ist unsere Entscheidung, uns auf die bestmögliche Beratung zu konzentrieren und nicht mehr so viele Ressourcen in den Aufbau skalierbarer digitaler Produkte zu investieren.

In den letzten Jahren haben wir eine Reihe von Toolkits auf den Markt gebracht, einige kostenlos wie das OKR Toolkit oder der Offsite Location Guide, andere kostenpflichtig wie die HR Checklist und das Feedback Essentials Toolkit.

Wir haben viel Herzblut, Geld und Zeit in diese Produkte gesteckt und sind immer noch von ihrem immensen Wert für unsere Kunden überzeugt. Allerdings mussten wir feststellen, dass es aus rationaler, finanzieller Sicht für uns keinen Sinn macht, noch mehr in die Entwicklung neuer Produkte zu investieren, und wir unsere Energien lieber auf unser profitableres Beratungsgeschäft konzentrieren sollten.

Das war eine schwere Entscheidung für uns. Aber diese Entscheidung fühlte sich auch richtig und in gewisser Weise befreiend an. In Zukunft werden wir wahrscheinlich eher einige kleinere Toolkits als "Teaser" und als Mehrwert für unsere Community bauen, aber weniger mit dem Fokus auf Profitabilität.

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Vor allem: echten Wert schaffen

Letztendlich ist es nur die Zufriedenheit und das Vertrauen unserer Kunden, die uns erfolgreich machen. Wir sind sehr dankbar für jede Organisation, die sich für eine Zusammenarbeit mit uns entschieden hat - viele von ihnen wiederholt.

Im Vergleich zu ähnlichen Anbietern auf dem Markt zeichnen wir uns durch eine Mischung aus echtem analytischen Denken, Einfühlungsvermögen und einer pragmatischen "can-do"-Haltung aus.

Was uns von anderen unterscheidet, ist nicht nur das, was wir tun (unser Angebot ist sehr breit gefächert), sondern auch, wie wir es tun. Unsere Werte und unsere Erfahrung sind die Grundlage für alles, was wir tun, und ich glaube, dass unsere Kunden das merken: Sie wissen, dass sie uns vertrauen können. Sie wissen, dass wir in ihrem besten Interesse handeln.

Das war es, was mich immer angetrieben hat, jeden Tag hart zu arbeiten, und das ist es, was mich auch nach 5 Jahren noch sagen lässt: "Dies ist mein Traumjob."

We can’t wait to build better organisations together with you!