Onboarding richtig gemacht: meine Erfahrung bei Julia Reis Consulting

Welche Worte kommen dir in den Sinn, wenn du ans Onboarding für eine neue Stelle denkst?
Für mich sind es "aufregend", "etwas beängstigend" und "überwältigend". In den ersten Tagen in einem neuen Unternehmen muss man sich durch einen Stapel von Informationen arbeiten und sich die Namen und Zuständigkeiten der KollegInnen merken - und gleichzeitig am besten ungemein kompetent wirken. Ziemlich anstrengend, findest du nicht auch? 

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Zum Glück gibt es etwas, das Unternehmen tun können. Ich habe vor Kurzem erlebt, wie wichtig eine gut durchdachte Onboarding-Erfahrung war, um richtig anzukommen, und wie sie es mir ermöglichte, in nur ein paar Tagen loszulegen.

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Hier möchte ich teilen, was Julia Reis Consulting im Onboarding richtig macht (Disclaimer: Es war meine Idee, dies zu schreiben und nicht eine Aufgabe, die ich erledigen musste 😉 ):

Warum ist gutes Onboarding wichtig?

Onboarding beschreibt den Prozess der Integration eines neuen Teammitglieds in eine Organisation, durch den es mit seinen Aufgaben sowie der Kultur und den Praktiken des Unternehmens vertraut gemacht wird. 

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Wenn Onboarding gut läuft, ist es wahrscheinlicher, dass die neuen Teammitglieder in ihrer Rolle erfolgreich sind, die Werte des Unternehmens verkörpern und persönliche Beziehungen aufbauen. Es ist ein entscheidender Moment, um auf dem richtigen Fuß anzufangen; mehrere Statistiken zeigen die Bedeutung eines guten Onboarding-Prozesses. Ein Beispiel: Unternehmen mit guten Onboarding-Erfahrungen konnten die Bindung neuer Mitarbeitender um mehr als 80% und die Produktivität um über 70% steigern. 

6 großartige Onboarding-Praktiken von Julia Reis Consulting

Hier ist ein Überblick über sechs Praktiken, die mir geholfen haben, mich bei Julia Reis Consulting willkommen zu fühlen und Aufgaben mit wenig Anleitung schnell zu übernehmen:

1. Du hast Post!
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Eine kleine Geste kann viel bewirken: Ich habe vor meinem offiziellen Arbeitsbeginn ein Buch mit einer persönlichen Nachricht in meinem (analogen) Briefkasten gefunden. Ich bin eine große Befürworterin von Remote-First-Arbeitsplätzen und papierlosem Arbeiten, aber manchmal ist es schön, etwas in den Händen zu halten. Dieses Geschenk hat mich auch darin bestärkt, dass jemand auf mich wartet, der möchte, dass ich mich auf meinen ersten Tag freue.

2. Synchrones und asynchrones Lernen mit verschiedenen Ressourcen

Du springst von einem Onboarding-Call zum nächsten und kannst einfach keinen weiteren Input mehr verdauen. Kommt dir das bekannt vor? Onboarding ist bekannt als Zeit der Informationsflut: KollegInnen freuen sich, dass du da bist, und wollen ihr ganzes Wissen so schnell wie möglich mit dir teilen.

Julia Reis Consulting schafft eine gute Balance zwischen synchronen Vertiefungen und Fragen und asynchronen Lernmöglichkeiten. Damit meine ich:

• Das umfassende Unternehmenshandbuch in Notion und meine persönliche Onboarding-Seite  haben mich durch meine ersten Tage begleitet. Es enthält alles, was man über das "Warum, Was und Wie" des Unternehmens wissen muss, kombiniert mit sehr praktischen Aufgaben wie dem Zugang zu relevanten Tools und dem Einrichten der neuen E-Mail-Signatur.
• Es gibt ein Welcome Meeting am ersten Tag, wöchentliche 1:1-Gespräche und Teambesprechungen sowie mehrere Vertiefungstermine über die ersten Monate verteilt. Es ist großartig, Momente für synchrone Verbindungen zu haben, ohne in den ersten Tagen in Meetings zu ertrinken. 
• Es gibt viele Onboarding-Videos, in denen zentrale Prozesse oder Tools beschrieben werden, die ich mir jederzeit ansehen (oder erneut ansehen) konnte, ohne dass ein anderes Teammitglied mich durch die Details führen musste. Wir haben meine Fragen zu den Videoinhalten in unserem 1:1-Gespräch besprochen, aber ansonsten konnte ich mich weitgehend selbst einarbeiten.
• Im Slack-Kanal "Onboarding"  fand ich eine Fülle von Artikeln, Papieren und Videos über die jüngsten Entwicklungen in unserem Arbeitsbereich. Ich fand es toll, auch einige Podcasts auf der Liste zu sehen - es ist immer schön, Onboarding-Elemente zu haben, die einen nicht dazu zwingen, vor dem Bildschirm zu sitzen.
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3. Vertiefung in Kombination mit praktischen Aufgaben

Wenn Onboarding eine Lieferkette wäre, würde Julia Reis Consulting einen goldenen Stern für die Just-in-Time-Delivery bekommen: Viele Onboarding-Vertiefungen zu größeren Themen sind perfekt auf eine Gelegenheit abgestimmt, das neue Wissen direkt anzuwenden. Ich hatte eine Einführung in die besten Praktiken in Canva, direkt bevor ich damit beauftragt wurde, einige Werbemittel für einen unserer Kunden zu entwerfen. Diese Verbindung von Theorie, unmittelbarer Anwendung und schnellem Feedback hat mir geholfen, neue Tools und Beratungsbereiche schneller zu beherrschen als je zuvor.
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4. Vorausschauende Planung

Ich möchte wissen, was auf mich zukommt, du auch? Sobald ich in das Unternehmen eintrat, war mein Kalender mit verschiedenen Terminen gefüllt - nicht nur in den ersten Wochen, sondern in den ersten sechs Monaten. Wöchentliche 1:1-Gespräche, regelmäßige Feedbackgespräche, eine interne Weihnachtsfeier, OKR-Planung... 

Dieser vorausschauende Ansatz setzt klare Erwartungen und fördert eine Kultur des konsequenten Feedbacks. Ich habe nichts gegen spontane Check-Ins und Ad-hoc-Änderungen, aber manche Dinge sollten nicht einfach erledigt werden, "wenn wir dazu kommen".

Dies führt mich zu meinem nächsten Punkt:
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5. Erstes Feedback-Gespräch
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Ein eindeutiger Höhepunkt war unser erstes Feedback-Gespräch (in der ersten Woche!), in dem wir uns über die Erwartungen, meine Rolle und unsere Stile der Zusammenarbeit verständigten. Es war sehr aufschlussreich, unsere jeweiligen Gründe, die Erfolgskriterien und die individuellen Anforderungen an die Zusammenarbeit zu erörtern und mir einen Leitfaden an die Hand zu geben.

Wir haben auch eine ganze Weile damit verbracht, die Frage zu beantworten, warum wir den Arbeitsvertrag unterschrieben haben. Das war für mich eine klare Premiere: Wie oft hat dir ein Arbeitgeber schon in allen Einzelheiten erklärt, warum er sich für dich entschieden hat? Es war nicht nur großartig zu hören, welche einzigartigen Qualitäten meine Vorgesetzte in mir sieht, sondern auch zu verstehen, welche größeren Ziele das Unternehmen zu erreichen versucht und wie es sich meinen Beitrag dazu vorstellt.

Außerdem verwenden wir im Einklang mit unserem internen Feedback-Zyklus eine fortlaufende Vorlage für Feedback-Gespräche. Mit dieser Vorlage können wir frühere Diskussionspunkte leicht aufgreifen und die Entwicklung im Laufe der Zeit beobachten. Bist du neugierig auf diese Vorlage? Sie ist eine Schlüsselkomponente unseres Feedback Essentials Tool; weitere Informationen findest du hier.

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6. Erfahren, wie wir ticken

Einer der kulturellen Werte, die mich zu Julia Reis Consulting gezogen haben, ist "Ehrlichkeit und Authentizität": Wir sind bestrebt, die Wahrheit zu sagen (intern und gegenüber unseren Kunden) und unser wahres Ich zu zeigen. Wir sind zwar keine "Arbeitsfamilie" und streben auch nicht danach, eine zu sein, aber "Ehrlichkeit und Authentizität" sind viel einfacher, wenn man weiß, wie man selbst und andere ticken. In meinen ersten Wochen haben wir uns das genauer angeschaut und verschiedene Instrumente eingesetzt:

• Entdeckung unserer Stärken: Alle unsere Teammitglieder nahmen am Gallup CliftonStrengths Assessment teil, einem Test, der unsere Stärken im beruflichen Kontext untersucht. In einer speziellen Teamsitzung besprachen wir unsere individuellen Stärken und ihre Kombination mit den Stärken der anderen. Dadurch konnte ich unser Team sehr gut einschätzen und mir ein Bild davon machen, wer mich in bestimmten Bereichen, die ich weiter verbessern möchte, unterstützen oder anleiten könnte.
• Verstehen, was uns antreibt: Kennst du das Reiss Motivation Profile? Es bewertet, wie stark du von 16 menschlichen Grundbedürfnissen motiviert wirst, zum Beispiel von Interdependenz, sozialem Kontakt oder körperlicher Aktivität. Durch das Anschauen, wie jeder von uns tickt, was uns motiviert oder wie wir argumentieren, haben wir die Grundlage für eine reichhaltige Diskussion über mögliche Spannungspunkte innerhalb unseres Teams gelegt. Wir sind uns dessen nun bewusst und können es offen verfolgen. Wenn das Reiss Motivation Profile für dich oder dein Team nützlich sein könnte, lass es uns wissen: Unsere Gründerin und Chief Consultant Julia ist zertifizierte Reiss Motivation Profile® Master und hat bereits mehrere Kunden dabei unterstützt, ihre einzigartigen Motivatoren (oder Auslöser) noch besser zu verstehen.
• Über das "Arbeits-Ich" hinausgehen: Während unserer internen Weihnachtsfeier stellte jedes Teammitglied seine "persönliche Landkarte" vor. Diese Karte enthält Informationen, die über das hinausgehen, was wir bei der Arbeit sehen können: Woher kommen wir? Welche Ziele haben wir im Leben? Gibt es überraschende Hobbys? Der Vorteil dieses offenen Formats ist, dass jedes Teammitglied selbst entscheiden kann, wie viel es preisgeben möchte. Wir haben herausgefunden, dass wir alle gerne nach Japan reisen würden - vielleicht eine Idee für das nächste Offsite? 😉

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Natürlich gibt es nicht nur einen Weg, Onboarding gut zu machen, und die Elemente und Praktiken, die du wählst, hängen von den spezifischen Bedürfnissen deiner Organisation ab. Aber ich versichere dir, dass es deine Zeit und dein Geld (und die deines neuen Teammitglieds) wert sein wird, darüber nachzudenken. Denn wenn Onboarding gut gemacht ist, können sowohl der/die neue Mitarbeitende als auch das Unternehmen dem Prozess wirklich vertrauen.

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