Vom Feedback zur Umsetzung: Was tun, wenn sich nichts ändert

Du hast dein Feedback gegeben. Du hast deinen Standpunkt klar dargelegt, Beispiele genannt und vielleicht sogar gefragt, ob alles Sinn ergibt. Die andere Person hat genickt, zugestimmt. Und dann... hat sich nichts geändert. Kommt dir das bekannt vor?

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Das Gefühl, dass dein kritisches Feedback nicht zu der gewünschten Veränderung führt, ist eine frustrierende Erfahrung. Obwohl es verlockend ist, anzunehmen, dass die andere Person "einfach nicht offen dafür war", liegt der Fehler oft woanders - etwa bei Klarheit, Timing, Unterstützung, gemeinsamen Verständnis oder Umsetzung.

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Dieser Beitrag richtet sich an alle, die diese Kluft zwischen dem, was sie sagen, und dem, was sie sehen, schon einmal erlebt haben. Wir erläutern, warum Feedback manchmal nicht ankommt - und was du als Führungskraft anders machen kannst, wenn das passiert.

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Warum kommt Feedback nicht an?

Selbst gut gemeintes, klar formuliertes Feedback kann ins Leere laufen. Hier sind ein paar Gründe dafür:

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Es wurde nicht vollständig verstanden. Der/die FeedbackempfängerIn hat das, was du gesagt hast, vielleicht falsch interpretiert oder war zu überwältigt, um es vollständig zu verarbeiten. Manchmal, vor allem in schnellen Gesprächen, bei denen viel auf dem Spiel steht, gehen wir von Klarheit aus, wo eigentlich Verwirrung herrscht. Ohne eine Bestätigung des Verständnisses geht die Abstimmung verloren.

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Die Auswirkungen waren nicht klar. Wenn das "Warum es wichtig ist" fehlt, wirkt Feedback oft abstrakt. Menschen sind eher bereit, ihr Verhalten zu ändern, wenn sie verstehen, wie es sich auf andere, das Team oder die Ergebnisse auswirkt, die ihnen wichtig sind. Ein Feedback, das sich auf reale Konsequenzen stützt, erhöht das Verständnis und die Motivation.

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Das Timing war nicht richtig. Feedback, das unter Stress, in einem Konflikt oder ohne Vorwarnung gegeben wird, kann durch Emotionen gefiltert werden. Selbst hilfreiche Erkenntnisse können sich wie Angriffe anfühlen, wenn der Zeitpunkt nicht stimmt. Wenn du jemandem Feedback gibst, der gehetzt, reaktiv oder erschöpft ist, kann er es nur begrenzt aufnehmen.

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Es gab keine klaren Maßnahmen oder nächsten Schritte. Wenn der Gesprächspartner nicht weiß, was er mit dem Feedback anfangen soll, läuft es oft ins Leere. Vage Anweisungen wie "mehr Eigeninitiative zeigen" oder "besser kommunizieren" müssen in beobachtbare, durchführbare Schritte unterteilt werden - idealerweise innerhalb eines klar definierten Zeitrahmens.

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Dem Empfänger des Feedbacks fehlten Fähigkeiten oder Werkzeuge. Manchmal liegt es nicht an der Einstellung, sondern an den Fähigkeiten - und das erfordert eine andere Art von Unterstützung. Wenn jemand nicht weiß, wie er das tun soll, was von ihm verlangt wird, hilft mehr Feedback nicht weiter. Möglicherweise ist eine Entwicklungsmaßnahme, ein Coaching oder eine Schulung erforderlich, damit dein Teammitglied in der Lage ist, das zu tun, was du von ihm verlangst. 

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Der Empfänger hat sich nicht sicher gefühlt. Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen auf Feedback reagieren, ist geringer, wenn sie negative Konsequenzen fürchten, wie z. B. beurteilt, ausgeschlossen oder bestraft zu werden. Vertrauen und psychologische Sicherheit sind die Grundlage für eine echte Verhaltensänderung. 

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Es gab keine Folgemaßnahmen. Ohne die Botschaft zu bekräftigen und erneut darüber zu sprechen, kann Feedback in den Hintergrund treten. Ein einmaliges Gespräch schafft keine Verantwortlichkeit, eine Nachbereitung schon.

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Was du anders machen kannst, wenn dein Feedback nicht ankommt

Wirksames Feedback hört nicht auf, wenn du es sagst. Es ist ein Kreislauf: ein Prozess der Klarheit, Abstimmung, Aktion und Reflexion. Wenn du das Gefühl hast, dass dein Feedback nicht ankommt, findest du hier sechs konkrete Tipps, wie du dich wiedereinbringen und neu ausrichten kannst, einschließlich einiger hilfreicher Formulierungen:

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1. Bitte dein Gegenüber, das Gehörte zu umschreiben

"Nur um sicherzustellen, dass wir das gleiche Verständnis haben: Wie interpretierst du das, was ich gerade mit dir geteilt habe?" 

Dieser einfache Schritt deckt Missverständnisse frühzeitig auf. Er schafft Raum für eine Klärung ohne Schuldzuweisungen und stellt sicher, dass deine Intention mit der des Gesprächspartners übereinstimmt.

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2. Co-dokumentiert eure Vereinbarungen

Wenn du sicherstellen willst, dass dein Feedback ankommt, fasse deine Gespräche schriftlich zusammen - sei es in einer Slack-Nachricht, in 1:1-Notizen oder in unseren Vorlagen für Feedbackgespräche. Wenn du das Gespräch mit allen Punkten schriftlich festhältst, werden Unklarheiten reduziert und beide Seiten erhalten einen Bezugspunkt. Dies stärkt auch die Verantwortlichkeit.

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3. Definiere, wie Erfolg aussieht

"Wie sieht das in der Praxis aus? Was wird anders sein (im nächsten Projekt, in der Interaktion...)?"

Wenn Feedback abstrakt bleibt, ist es sehr schwierig, darauf zu reagieren. Die Definition konkreter Beispiele macht die Veränderung greifbarer und kann als Indikator dafür dienen, dass man auf dem richtigen Weg ist.

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4. Baue Check-Ins in deinen Rhythmus ein

Plane regelmäßige, ausführliche Feedbackgespräche ein, gehe aber auch in deinem nächsten 1:1-Gespräch erneut auf das Feedback ein:

"Wie ist es seit unserem letzten Gespräch gelaufen?"

Dadurch wird das Feedback zu einem kontinuierlichen Gespräch und gemeinsamen Prozess und nicht zu einer einmaligen Bewertung, mit der sich der Empfänger allein gelassen fühlt. Bei Bedarf kannst du auch über zusätzliche Unterstützung sprechen, die möglicherweise benötigt wird (z. B. Schulungen oder praktisches Mentoring).

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5. Wiederhole es im Kontext

Wiederhole dein Feedback direkt nach relevanten Situationen:

"Das war ein gutes Beispiel für das, worüber wir gesprochen haben", oder "Hier ist ein Moment, in dem wir das wieder anwenden könnten".

Die Wiederholung im Kontext fördert das Bewusstsein und hilft, den Zusammenhang zwischen Feedback und Verhalten herzustellen.

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6. Reflektiere deine Feedback-Muster als Führungskraft

Reagieren mehrere Teammitglieder nicht auf dein Feedback? Ist dies ein Muster? Wenn du das Gefühl hast, dass dein Feedback oft ignoriert wird, lohnt es sich, darüber nachzudenken: Bist du zu vage? Vermeidest du es, direkt zu sein? Überfrachtest du das Gespräch? Dein Tonfall, dein Timing oder deine Formulierung könnten einem wirksamen Feedback im Wege stehen.

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Und was, wenn sich trotz all dieser Maßnahmen nichts ändert?

Bevor du voreilige Schlüsse über Widerstand oder Einstellung ziehst, nimm dir einen Moment Zeit, um diese Frage zu überdenken: Was könnte dein Teammitglied daran hindern, überhaupt gute Arbeit zu leisten?

Dieses Darstellung erinnert uns daran, dass unzureichende Leistung selten allein auf Motivation zurückzuführen ist. Es kann sein, dass den Mitarbeitenden nicht klar ist, was von ihnen erwartet wird, dass sie nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügen, dass sie sich nicht engagiert fühlen oder es strukturelle Hindernisse gibt. Wenn dein Feedback nicht ankommt, solltest du überlegen, ob es sich um eine dieser Ursachen handelt - und deine nächsten Schritte entsprechend anpassen.

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Manchmal kommt es auch bei Klarheit und Konsequenz nicht zu einer Veränderung. Das könnte auf ein tiefer liegendes Problem hinweisen: eine falsche Werteausrichtung, mangelnde Motivation oder die falsche Rolle eines Mitarbeitenden. Wenn du feststellst, dass ihr immer wieder auf dieselben Probleme zurückkommt, ohne dass sich etwas ändert, könnte dies in Hinweis darauf, dass es mehr als Feedbackgespräche braucht – nämlich strukturiertes Performance Management.

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Dazu könnte gehören, Erwartungen klar zu dokumentieren, sich auf messbare Ergebnisse zu einigen und einen realistischen Zeitplan für Verbesserungen in Form eines Performance Improvement Plans zu vereinbaren. Wenn dann immer noch keine Fortschritte erzielt werden, sorgt das Aufzeigen möglicher nächster Schritte, wie z. B. Rollenwechsel oder formale Konsequenzen, für Transparenz. Bei der strukturierten Planung der Leistungsverbesserung geht es, wenn sie sorgfältig durchgeführt wird, nicht um Bestrafung. Es geht darum, beiderseitige Klarheit zu schaffen und jemandem jede Chance auf Erfolg zu geben, wobei eindeutig ist, was als nächstes kommt, wenn sich die Dinge nicht ändern.

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Möchtest du tiefer in das Thema Feedback eintauchen?

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie wir dich unterstützen können:

• Werde "großartig im Feedback" mit unserem Feedback Essentials Toolkit 
• Erfahre in unserem Artikel 7 Tipps zur Förderung ehrlicher Gespräche, wie du mehr ehrliches Feedback erhalten kannst.
• Erhalte konstruktives Feedback von deinem Team und entwickelt gemeinsam einen Weg nach vorn in einer unserer moderierten Leadership-Feedback-Sitzungen.
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