Qualität statt Quantität: Wie du die richtigen KandidatInnen gewinnst

Wenn du gerade neue Teammitglieder einstellst, hast du wahrscheinlich eine Veränderung bemerkt: Viele Unternehmen erhalten mehr Bewerbungen als je zuvor. Das liegt zum Teil an der Marktdynamik. In vielen Branchen hat sich der Markt von einem Arbeitnehmermarkt hin zu einem eher arbeitgeberorientierten Markt gewandelt. Aber ein weiterer Faktor könnte noch wichtiger sein: Das Bewerben ist unglaublich einfach geworden. Mit KI-Tools und „Ein-Klick-Bewerbungen“ können BewerberInnen innerhalb weniger Minuten Dutzende von Bewerbungen verschicken – manchmal sogar, ohne die Stellenanzeige richtig gelesen zu haben.

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Auf den ersten Blick klingt das nach einer guten Sache. Mehr Bewerbungen sollten mehr Auswahl bedeuten – und mehr Auswahl sollte zu besseren Einstellungen führen. Richtig?

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In Wirklichkeit führt ein hohes Bewerbungsaufkommen oft zum gegenteiligen Effekt. Recruiter und Personalverantwortliche versinken in Lebensläufen, die Vorauswahl wird überstürzt und inkonsequent durchgeführt, und starke KandidatInnen gehen in der Masse unter. Anstatt die Einstellung zu beschleunigen, verzögert dies den gesamten Prozess.

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Die eigentliche Frage lautet heutzutage also nicht: Wie bekommen wir mehr BewerberInnen? Sondern: Wie gewinnen wir die richtigen KandidatInnen – und steigern die Qualität der Bewerbungen, nicht deren Anzahl?

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Was bedeutet „Qualität der Bewerbungen“ eigentlich?

Bevor du die Qualität von Bewerbungen verbessern kannst, ist es hilfreich, zu definieren, was „Qualität“ in deinem spezifischen Kontext bedeutet. Hochwertige Bewerbungen zeichnen sich in der Regel durch vier Merkmale aus:

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1. Geeignet für die Stelle: Der/die KandidatIn verfügt über die richtigen Fähigkeiten, Erfahrungen und die erforderliche Berufserfahrung für die Stelle, die du zu besetzen hast. Er/sie versteht die Kernanforderungen und hat bereits ähnliche Tätigkeiten ausgeübt oder kann überzeugend nachweisen, dass er/sie über übertragbare Erfahrungen verfügt.

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2. Passend für die Phase und den Kontext deines Unternehmens: Ein/e KandidatIn kann auf dem Papier hervorragend und dennoch für dein Umfeld ungeeignet sein. Unternehmen in der Frühphase erfordern eine andere Denkweise als Großkonzerne: mehr Unklarheit, weniger Struktur und oft mehr „praktische“ Umsetzung. Qualitativ hochwertige Bewerbungen spiegeln ein Verständnis dafür wider, was die Phase deines Unternehmens erfordert.

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3. Motivation und Absicht: Starke KandidatInnen bewerben sich nicht einfach, sie wählen aus. Ein/e gute/r BewerberIn macht deutlich, warum er/sie sich für diese Stelle und dieses Unternehmen interessiert. Das bedeutet nicht, dass jeder einen Liebesbrief schreibt. Aber es gibt einen Unterschied zwischen einer allgemeinen Bewerbung und einer, die echte Absichten zeigt.

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4. Signal über Rauschen: Angesichts der zunehmenden Verbreitung von KI und automatisierten Anwendungen ist dies wichtiger denn je. Eine hochwertige Bewerbung enthält echte Signale: relevante Beispiele, durchdachte Antworten und Nachweise für Verständnis. Bewerbungen von geringer Qualität sehen oft ausgefeilt, aber generisch aus: kopiert, übermäßig allgemein oder verdächtig „perfekt“ ohne Substanz.

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Warum zu viele Bewerbungen deinem Einstellungsprozess schaden können

Eine hohe Anzahl von Bewerbungen kann wie ein Erfolg aussehen, führt jedoch häufig zu Problemen, die den Einstellungsprozess verlangsamen und die Qualität der Entscheidungen beeinträchtigen. Erstens ist dies einfach ineffizient. Die Sichtung von Hunderten von Lebensläufen erfordert Zeit und Konzentration, und diese Kosten summieren sich schnell, insbesondere in kleinen Teams, in denen die Personalverantwortlichen ohnehin schon überlastet sind.

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Das größere Problem ist jedoch, wie sich das Volumen auf deinen Prozess auswirkt: Das Screening wird überstürzt und inkonsistent, starke KandidatInnen gehen unter, Feedback-Schleifen verlangsamen sich, die KandidatInnenerfahrung leidet und deine Recruiting-Teams könnten ausbrennen, weil die schiere Anzahl der Bewerbungen ihre Energie und ihr Vertrauen in den Prozess erschöpft.

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Warum du die falschen KandidatInnen anziehst und was du dagegen tun kannst

Wenn du regelmäßig eine große Anzahl von Bewerbungen mit geringer Qualität erhältst, liegt das in der Regel nicht an den BewerberInnen, sondern an der Stellenausschreibung. Die Art und Weise, wie deine Stelle definiert, kommuniziert und ausgeschrieben wird, entscheidet darüber, wer sich dazu ermutigt fühlt, sich zu bewerben.

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Hier sind einige häufige Gründe für eine geringe Qualität von Bewerbungen und wie du diese beheben kannst:

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1. Deine Stellenanzeige ist zu vage
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❌ Wenn die Rolle fünf verschiedene Jobs beschreiben könnte, wird sie fünf verschiedene Zielgruppen anziehen.

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✅ Was du stattdessen tun solltest:

• Vermeide „Wir werden es wissen, wenn wir es sehen“ und lege deine Kriterien frühzeitig fest.
• Sei konkret in Bezug auf Umfang, Verantwortlichkeiten und was Erfolg in den ersten 6-12 Monaten bedeutet.
• Benenne, was die Rolle nicht  ist (z. B. „Dies ist keine reine Strategie-Rolle“).
• Spreche deine ideale/n KandidatIn direkt an („Diese Stelle wird dir gefallen, wenn …“) 

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2. Deine Anforderungen senden gemischte Signale
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❌ Klassisches Beispiel: „Junior-Position, mindestens 5 Jahre Erfahrung“. Dies schreckt entweder starke KandidatInnen ab oder zieht die falschen an.

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✅ Was du stattdessen tun solltest:

• Kalibriere die Seniority intern, bevor du veröffentlichst.
• Verwende klare Must-haves gegenüber Nice-to-haves.
• Gib nach Möglichkeit die Gehaltsspanne an, da dies ungeeignete KandidatInnen frühzeitig herausfiltert.

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3. Deine Botschaft stimmt nicht mit der Realität überein
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❌ Wenn deine Anzeige sehr "corporate" klingt, deine Organisation jedoch ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Toleranz gegenüber Unklarheiten erfordert, entsteht eine Diskrepanz – selbst wenn die Lebensläufe vielversprechend aussehen.

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✅ Was du stattdessen tun solltest:

• Sei transparent in Bezug auf die Unternehmensphase, Herausforderungen und Kompromisse.
• Kläre, welche Art von Person in eurem Umfeld erfolgreich ist (und welche möglicherweise nicht); scheue dich nicht davor, ungeeignete KandidatInnen abzulehnen.
• Verbinde Kultur und Werte mit der Rolle, nicht nur mit dem Unternehmen.

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4. Du nutzt die falschen Kanäle (oder zu viele)
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❌ Überall zu posten mag zwar die Reichweite erhöhen, mindert jedoch oft die Relevanz.

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✅ Was du stattdessen tun solltest:

• Wähle Kanäle bewusst aus (Communities, Nischenforen, kuratierte Newsletter)
• Optimiere für die richtige Reichweite, nicht für maximale Reichweite.
• Aktiviere dein Netzwerk: Mitarbeitende, Alumni, InvestorenInnen, BeraterInnen 

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5. Das Bewerben ist zu einfach – daher erhältst du „Spray and Pray“-Bewerbungen.
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❌ Wenn kein Aufwand erforderlich ist, wirst du KI-generierte Copy-Paste-Bewerbungen anziehen (👉 Nebenbei bemerkt: Hier erfährst du mehr darüber, wie du  deinen Einstellungsprozess „KI-sicher” gestalten kannst).

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✅ Was du stattdessen tun solltest:

• Füge leichte, aber bewusste Bewerbungshürden hinzu (2–3 gut durchdachte Fragen).
• Biete optionale Video-Bewerbungen an (insbesondere für kundenorientierte Positionen).
• Wenn eine bestimmte Sprache wichtig ist, veröffentliche die Anzeige in dieser Sprache, anstatt sie nur auf Englisch zu veröffentlichen.

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Wie du messen kannst, ob du dich in die richtige Richtung bewegst
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Qualität kann subjektiv wirken, aber du kannst sie anhand deiner Recruiting-Pipeline nachverfolgen. Einige Indikatoren, die dabei hilfreich sein können:

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• Verhältnis von Vorstellungsgesprächen zu Bewerbungen: Wenn sich die Qualität verbessert, sollte dieses Verhältnis steigen: insgesamt weniger Bewerbungen, aber mehr KandidatInnen, mit denen es sich lohnt, ein Gespräch zu führen.

• Time-to-hire (im Kontext): Eine große Anzahl an Bewerbungen mit geringer Qualität verlängert oft die Zeit bis zur Einstellung. Eine bessere Qualität beschleunigt in der Regel die Entscheidungsfindung, da weniger Störfaktoren zu berücksichtigen sind.
  
  
• Zufriedenheit der Personalverantwortlichen: Eine einfache Überprüfung nach jedem Prozess („Wie stark war diese Pipeline?“) deckt Probleme oft frühzeitig auf.
  
  
• Qualität der Einstellung (frühe Anzeichen): Wie schnell arbeitet sich die Person ein? Werden die Erwartungen nach 3–6 Monaten erfüllt? Würdest du sie für dieselbe Position wieder einstellen?
  
  

Das Ziel ist es nicht, sich auf Kennzahlen zu versteifen. Es geht darum, sie als Realitätscheck zu nutzen: Baust du eine Pipeline auf, die zu starken Einstellungen führt, oder generierst du nur Volumen?

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Qualität ist eine Entscheidung

In der aktuellen Marktsituation ist die Anzahl der Bewerbungen oft ein irreführendes Signal, und eine Optimierung in dieser Hinsicht kann leicht zu Unruhe, Verzögerungen und Frustration auf allen Seiten führen. Bei vielen Stellen besteht der eigentliche Wettbewerbsvorteil darin, einen Prozess zu entwickeln, der weniger, aber besser geeignete KandidatInnen anzieht. Hier also die entscheidende Frage: Was würde bei deiner nächsten Einstellung mehr bewirken – 50 zusätzliche Bewerbungen oder fünf wirklich relevante? 

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☎️ Wenn du unsere Hilfe benötigst, um die Qualität eurer Bewerbungen zu verbessern, zögere nicht und buche ein kostenloses Gespräch mit Julia.

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